Verantwoorde AI voor de publieke sector en het bedrijfsleven
Maak je organisatie AI Act-compliant met onze tools, training en expertise.
Microsoft Copilot Projectmanagement Training: minder vergadertijd, meer voortgang
Een praktijkgerichte training voor projectleiders, scrummasters en PMO’s. Je leert hoe je met Microsoft Copilot vergadernotulen omzet in haalbare actiepunten, wekelijks een statusrapport maakt en een risico-overzicht onderhoudt dat het team echt gebruikt. We werken met jullie eigen documenten in een afgebakende mapstructuur binnen Microsoft 365.
Waarom Copilot juist bij projectmanagement verschil maakt
Vergaderingen kosten veel tijd. Actiepunten raken kwijt of blijven te vaag. Copilot helpt notulen te structureren, eigenaars met deadlines te benoemen en openstaande beslissingen vast te leggen. Zo houd je tempo en overzicht.
Statusrapporten zijn vaak laat en wisselend van stijl. Met vaste tekstpatronen maak je in minuten een weekupdate: voortgang, knelpunten, risico’s en besluiten. Copilot levert de eerste versie; jij zet de puntjes op de i.
Risico’s worden zelden actueel gehouden. We werken met een simpel R-A-I-D schema (Risico’s, Aannames, Issues, Afhankelijkheden). Copilot verzamelt signalen uit notulen en updates, jij beoordeelt en prioriteert.
Veilig en verantwoord. We hanteren dataminimalisatie, duidelijke rollen en versiebeheer. Geen losse kopieën, wél een afgebakende bronmap in Teams of SharePoint. Zo borg je herkomst en privacy.
Voor wie is deze training bedoeld?
Projectleiders en scrummasters
Je wilt minder tijd kwijt zijn aan verslaglegging en meer aan het sturen op resultaten. Copilot helpt met een strak ritme: vergadering → actiepunten → opvolging → korte update.
PMO en programmamanagers
Je zoekt consistentie tussen projecten. De training levert vaste formats die projecten vergelijkbaar maken en rapportage eenduidig.
Teamleads en lijnmanagers
Je wilt voortgang zonder micromanagement. Korte updates en heldere besluitlijsten maken het makkelijker om bij te sturen waar nodig.
Directie en opdrachtgevers
Je krijgt in één oogopslag de stand van zaken, risico’s en acties per eigenaar. Minder pagina’s, meer duidelijkheid.
Wat je precies leert: van notulen tot status en risico-overzicht
1) Notulen → actiepunten (met eigenaar en deadline)
We gebruiken een vast patroon voor besluiten, acties en openstaande vragen. Copilot zet ruwe notities om in een takenlijst met verantwoordelijke en datum. Jij controleert de formulering en prioriteit.
- Actie: werkwoord + resultaat + datum
- Eigenaar + betrokkenen
- Koppeling naar bron (document, opname, kanaal)
2) Weekupdate / statusrapport
Kort en krachtig: wat is afgerond, wat loopt, wat blokkeert en wat beslissen we. Copilot helpt de tekst te comprimeren en hergebruiken. Jij voegt context en cijfers toe.
3) R-A-I-D overzicht
Risico’s, aannames, issues en afhankelijkheden in één overzicht. Copilot vlagt signalen uit notulen; jij evalueert kans en impact, wijst eigenaars toe en plant maatregelen.
4) Besluitregister
Belangrijke keuzes met datum, context en impact. Handig voor overdracht en audits. Copilot helpt bij het samenvatten; jij bewaakt nuance en scope.
5) Stakeholder-update
Korte berichten per stakeholdergroep: wat betekent de voortgang voor hen, welke acties vragen we en wat is de planning. Copilot helpt de toon passend te maken.
6) Sprintvoorbereiding
Van ruwe ideeën naar heldere werkpakketten. Copilot stelt verhalen en acceptatiecriteria voor; het team bepaalt definitief en realistisch.
Praktijkvoorbeelden die direct tijd besparen
Vergadering naar actielijst. Je plaatst notities in de projectmap. Copilot zet ze om naar acties met eigenaar en datum, plus een kort overzicht wat voor de volgende bijeenkomst nodig is.
Wekelijkse update in 10 minuten. Copilot verzamelt afgeronde taken en openstaande blokkades en stelt een beknopt statusrapport voor. Jij vult planning en afhankelijkheden aan.
Risico’s bijhouden zonder rompslomp. Copilot haalt signalen uit notulen (“leverancier laat testdata op zich wachten”) en stelt een risicoregel voor met kans, impact en maatregel.
Besluitregister actueel. Na een overleg bundelt Copilot de belangrijkste besluiten, inclusief context en gevolgen. Jij valideert en deelt met betrokkenen.
Stakeholders op maat informeren. Eén bron, meerdere versies: voor team, management en externe partijen. Copilot past de lengte en toon aan; jij keurt goed.
Sprintplanning scherp. Copilot maakt conceptverhalen met “klaar”-criteria. Het team schaalt en plant; jij bewaakt realisme.
Samenwerking met lijnorganisatie, leveranciers en compliance
- Lijnorganisatie: updates in gewone taal, duidelijk wie wat doet en wanneer. Geen lange stukken, wel heldere acties.
- Leveranciers: concrete afspraken en checklijsten. Copilot bewaakt consistentie tussen overleg en contractuele randvoorwaarden.
- Compliance en privacy: dataminimalisatie, rechten en versiebeheer. We markeren wat nooit in vragen thuishoort en hoe je vertrouwelijkheid aangeeft.
Werkwijze: zo borgen we snelheid en kwaliteit
Stap 1 — Bronmap en rollen
We richten een afgebakende map in met notulen, actielijsten, RAID, besluitregister en sjablonen. Rechten en versies zijn helder; losse kopieën vermijden we.
- Naamconventies (datum_onderwerp_versie)
- Roltoegang (lezen/schrijven)
- Lijst “niet gebruiken in vragen” (gevoelig)
Stap 2 — Tekstpatronen
We werken met vaste kopjes en korte zinnen voor notulen, updates en risico’s. Copilot vult de sjablonen; jij controleert en maakt keuzes expliciet.
Stap 3 — Acties en opvolging
Elke actie bevat resultaat, eigenaar en datum. We koppelen door naar Planner of Lists en markeren blokkades in het statusrapport.
Stap 4 — Compacte hulpassistent
We bouwen samen een kleine hulpassistent voor één taak, bijvoorbeeld “maak weekupdate uit notulen”. Klein beginnen = snel resultaat en beter beheersbaar.
Stap 5 — Resultaatmeting
We meten de tijd vóór/na op drie taken (notulen → acties, weekupdate, RAID-bijwerking) en rapporteren de structurele besparing per maand.
Stap 6 — Opschalen
Als de basis staat, voegen we aanvullende sjablonen toe (stakeholderbrieven, retroverslag) en breiden we de hulpassistent uit.
KPI’s voor adoptie en kwaliteit
- Doorlooptijd notulen → actiepunten — doel: onder 24 uur na overleg.
- Compleetheid acties — resultaat + eigenaar + datum aanwezig (≥95%).
- Weekupdate op tijd — verzonden volgens ritme (≥95%).
- Actuele RAID — risico’s en issues geactualiseerd per week.
- Tijdswinst per maand — uren bespaard op verslaglegging en updates.
ROI-berekening: nuchter en controleerbaar
We rekenen met drie variabelen: bespaarde minuten per taak, aantal taken per maand en interne uurprijs.
Opbrengst per maand = (bespaarde minuten ÷ 60) × aantal taken × uurprijs
Voorbeeld: 20 minuten winst per weekupdate, 8 updates per maand, uurprijs € 70. Opbrengst = (20/60) × 8 × 70 ≈ € 187 per project per maand, exclusief winst op betere besluitvorming en minder vertraging.
We vatten dit samen in een korte managementnotitie met aannames en bandbreedtes, zodat verwachtingen realistisch zijn.
Valkuilen die we voorkomen
- Te lange notulen. We dwingen korte, actiegerichte zinnen af.
- Onheldere besluiten. Besluiten krijgen context, datum en eigenaar.
- Verouderde overzichten. Wekelijks ritme met duidelijke rollen.
- Privacyrisico’s. Dataminimalisatie en duidelijke markering van vertrouwelijkheid.
- Geen meting. Voor/na-meting op drie taken, elke maand herzien.
Veelgestelde vragen (uitgebreid)
Werkt dit met onze bestaande projectdossiers?
Ja. We gebruiken een afgebakende map met notulen, acties, RAID en besluitregister. Herkomst en versies blijven zichtbaar.
Hoe borgen jullie privacy en veiligheid?
We hanteren dataminimalisatie, roltoegang en versiebeheer. We benoemen expliciet wat nooit in vragen thuishoort en hoe je vertrouwelijkheid markeert.
Wat is een “kleine hulpassistent”?
Een compacte assistent voor één taak (bijv. weekupdate). Kleine scope = snel resultaat en eenvoudig te controleren kwaliteit.
Hoe tonen jullie de opbrengst aan?
Met een voor/na-meting op drie taken en een korte managementsamenvatting met aannames en bandbreedtes.
Kunnen we dit combineren met Legal of Finance?
Ja. We stemmen formats af met andere afdelingen, zodat overdracht en besluitvorming soepeler verlopen.
Wat als ons team weinig ervaring heeft?
We starten eenvoudig, gebruiken herkenbare voorbeelden en bouwen stap voor stap uit. Iedereen krijgt spiekbriefjes en sjablonen.
Individuele Copilot Training
Wil je sneller en slimmer werken met Microsoft Copilot, maar liever persoonlijke begeleiding in plaats van een groepstraining? Kies dan voor een individueel pakket. Je krijgt 1-op-1 training, afgestemd op jouw werk en jouw cases, zodat je direct resultaat ziet in de praktijk.
Instap
- Intakecall (30 min)
- 2 uur persoonlijke online training
- Basis sjablonen voor follow-up, voorstel en samenvatting
- Korte demo van een compacte hulpassistent
Plus
- Intake (45 min)
- 3 uur training met jouw eigen cases
- Persoonlijke Copilot-werkset (sjablonen & bouwblokken)
- Bouw van een kleine hulpassistent (1 taak)
- 30-dagen check-in (30 min)
Premium
- Uitgebreide intake (1 uur)
- Hele dag 1-op-1 training (op maat)
- Volledige bouw van hulpassistent + sjablonen
- Check-in na 30 dagen + follow-up na 90 dagen
- Implementatie in jouw eigen CRM- of Teams-omgeving
Kernbelofte: met deze individuele pakketten krijg je persoonlijke begeleiding, concrete hulpmiddelen en direct toepasbare resultaten. Of je nu klein wilt beginnen of een complete Copilot-werkwijze wilt opzetten – er is altijd een passend pakket.
Pakketten en prijzen groepen
Start Projectmanagement
- Notulen → actiepunten (sjablonen)
- Weekupdate in vast format
- RAID-basis en besluitregister
- Basismeting op één taak
Pro Projectmanagement
- + Stakeholder-updates en sprintvoorbereiding
- Voor/na-meting + korte samenvatting (opbrengst)
- Kleine hulpassistent (bouwen in 1 uur)
- 30-dagen gewoontetracker
Enterprise Projectmanagement
- 3–5 modules + beleid en sjablonen
- 2 assistenten + adoptieprogramma
- Ondersteuning bij DPIA en audittrail
- Stappenplan voor opschalen
Prijs-calculator (indicatie)
Dit is een indicatie. Voor een exacte prijs plannen we een korte intake.