Verantwoorde AI voor de publieke sector

Maak je organisatie AI Act-compliant met onze tools, training en expertise.

Verantwoorde virtuele AI-assistenten voor gemeenten — implementeren, opschalen en compliant blijven

Gemeenten krijgen steeds meer vragen van inwoners, terwijl de personele bezetting onder druk staat. Tegelijk gelden hogere eisen rond privacy, toegankelijkheid en transparantie (AVG, WCAG) en komt de EU AI Act eraan met expliciete verplichtingen voor transparantie, documentatie, risicobeheersing en toezicht. Juist in deze context bewijzen virtuele AI-assistenten hun waarde: ze beantwoorden standaardvragen direct, zijn 24/7 beschikbaar en maken de inzet van schaarse medewerkers doelgerichter. Maar écht waardevol worden ze pas als je tegelijkertijd borgt dat de oplossing uitlegbaar, veilig en aantoonbaar compliant is.

VerantwoordAI helpt gemeenten deze balans te realiseren. Wij leveren een complete dienst om een virtuele assistent te implementeren, te beheren en op te schalen — op basis van publieke standaarden en open source componenten. Zo profiteer je van herbruikbare content en bouwblokken die in het land al werken (zoals Gem en vergelijkbare initiatieven), terwijl je lokaal de regie houdt over data, governance en kwaliteit.

Wat je concreet krijgt

Een modulaire AI-dienst voor implementatie, beheer en doorontwikkeling van een virtuele assistent
Compliance-by-design: AI Act-ready, AVG-proof, toegankelijk en transparant
Herbruikbare bouwblokken (intents, dialogen, koppelingen) afgestemd op gemeentelijke processen
Governance en toezicht: rollen, werkwijze, audittrail, kwaliteitsmetingen en continu verbeteren

Waarom nu stappen zetten?

Opschaling van virtuele assistenten wordt landelijk gestimuleerd en levert schaalvoordeel op
De AI Act vraagt om aantoonbare documentatie, transparantie en menselijk toezicht
Inwoners verwachten directe service, ook buiten kantooruren
Medewerkers kunnen meer tijd besteden aan maatwerk en bijzondere casuïstiek

Plan een vrijblijvende demo

Zie in 30 minuten welke topvragen je als eerste automatiseert, hoe je AI Act-eisen borgt en welke ROI haalbaar is.

Gerelateerd: AI-assistenten: efficiëntie & bereikbaarheid • AI Act voor gemeenten • DPIA-template voor AI

Waarom een virtuele assistent nu maatschappelijke waarde toevoegt

Digitale dienstverlening is geen “nice to have” meer maar een primaire voorziening. Inwoners willen direct antwoord, eenduidige informatie en eenvoudige doorverwijzing bij complexere situaties. Voor de gemeente betekent dit: 24/7 bereikbaarheid zonder 1-op-1 extra bezetting, inzicht in de echte vraag achter de vraag, en structurele kwaliteitsverbetering doordat je continu leert van interacties.

Bereikbaarheid zonder wachttijd: veelgestelde vragen worden direct afgehandeld; pieken worden opgevangen.
Efficiëntie en focus: routinewerk gaat naar de assistent; medewerkers focussen op casuïstiek.
Consistentie: antwoorden komen uit één bron, gereviewd en geaccordeerd via content governance.
Inclusie: begrijpelijke taal, meertaligheid waar nodig, en een duidelijke transfer naar menselijke hulp.
Regie op publieke waarden: transparantie (“u chat met een chatbot”), uitleg van werking en zorgvuldig datagebruik.

Voorbeelden uit Nederland

Tilburg — pionier met Gem

Tijdens de eerste uitrol werd Gem expliciet gepositioneerd als aanvullend kanaal naast telefoon en balie. Burgers werden actief geïnformeerd dat zij met een chatbot spraken, inclusief toelichting op privacy. Het resultaat: hoge adoptie op standaardvragen en minder druk op het KCC, terwijl medewerkers meer tijd kregen voor maatwerk.

Utrecht — transparantie en borging

Utrecht betrok de eigen privacy- en juridische teams in de uitrol en legde begrijpelijk uit welke gegevens wel/niet nodig zijn en hoe lang chatinhoud bewaard blijft ten behoeve van kwaliteitsverbetering. Ook werd geborgd dat inwoners altijd eenvoudig kunnen doorstromen naar menselijk contact.

Regionale samenwerkingen

Samenwerkende gemeenten delen intents en dialogen voor veelvoorkomende onderwerpen (afval, parkeervergunningen, uittreksels). Door gezamenlijke redactie en kwaliteitscycli verbeteren antwoorden sneller, terwijl de lokale invulling (kosten, adressen, procedures) flexibel blijft.

Europese inspiratie

In Helsinki worden duizenden vragen per dag via een virtuele assistent afgehandeld, met een hoge “first-time-right” score. Dublin rapporteerde een merkbare ontlasting van het klantcontactcentrum dankzij slimme routering en automatisering. Deze cases laten zien dat grote volumes veilig en kwalitatief te bedienen zijn, mits governance en monitoring op orde zijn.

Welke risico’s adresseer je met onze aanpak?

Onjuiste of verouderde informatie: werk met bronbeheer, versies, review- en publicatieflows; monitor wijzigingen in lokale content.
Ongewenste dataverwerking: verwerk zo min mogelijk persoonsgegevens, stel bewaartermijnen in en log toegang tot data en systemen.
Black-box gedrag: documenteer werking, datastromen en beslislogica; maak antwoorden uitlegbaar; registreer in je algoritmeregister.
Beperkte toegankelijkheid: voldoe aan WCAG, bied meertaligheid waar relevant en geef altijd een laagdrempelig menselijk alternatief.
Vendor lock-in: kies open standaarden en open source componenten; borg exporteerbaarheid van data en configuraties.

Belangrijke principes om vast te leggen

Transparantie: inwoners weten dat ze met een chatbot spreken en waarvoor die wordt ingezet.
Menselijk toezicht: duidelijke escalatiepaden en bevoegdheden; medewerkers kunnen ingrijpen en corrigeren.
Dataminimalisatie: verwerk niet méér data dan nodig; voorkom herleidbaarheid waar dat kan.
Continue verbetering: meet kwaliteit (first-time-right, doorlooptijd, tevredenheid) en stuur cyclisch bij.

Wat zit er in onze dienst — compleet, modulair en toekomstvast

We leveren geen generieke “chatbot”, maar een compleet servicepakket dat past bij gemeentelijke realiteit: publieke waarden voorop, open standaarden waar mogelijk, aantoonbare compliance, én praktische resultaten op korte termijn. Elke module is afzonderlijk inzetbaar, maar samen vormen ze een robuuste keten van techniek, content, governance en toezicht.

1. AI-ready virtuele assistent

Conversatiemodule (bijv. Rasa Open Source) met intents, entities en dialogen
Document search (bijv. Haystack/Elastic) voor snelle, brongebonden antwoorden
Lokale of cloudgebaseerde deployment (Docker, Kubernetes), schaalbaar en beheersbaar

2. Herbruikbare AI-componenten

Gestandaardiseerde intenties en dialogen voor gemeentelijke domeinen (afval, burgerzaken, parkeren, belastingen)
Volledig aanpasbaar en deelbaar binnen regionale/landelijke samenwerkingen
Content-governance: review, versiebeheer, accordering en publicatieregels

3. Datakoppelingen en systeemintegratie

Ondersteuning voor ZDS, StUF, HaalCentraal API’s en koppelingen met OpenZaak/NLX
CMS-integraties (bijv. TYPO3, SIMsite, GX) voor naadloze webinbedding
Optioneel: webhook/queue voor meldingen, statusupdates en routering

4. Dashboarding en beheer

Overzichten voor gebruik, prestaties en thema’s; first-time-right en doorlooptijden
Logging en audittrail (bijv. Elastic Stack of bestaande tooling)
Continu verbeteren op basis van data en signalen uit het KCC

5. AI Act-ready inrichting

Standaarddocumentatie (DPIA-template, risico-maatregelen, processen)
Menselijk toezicht en transparantie-meldingen, inclusief “mens in de loop”
Privacy by design, dataminimalisatie, bewaartermijnen en toegangsbeheer

Levermodellen

Model	Inhoud	Voor wie
Implementatiepakket	Eénmalige inrichting, training, overdracht, DPIA-begeleiding en publicatie in algoritmeregister	Gemeenten met eigen functioneel/technisch beheer
Managed Service	Doorlopend beheer, beveiligingsupdates, monitoring, SLA’s en periodieke kwaliteitsreviews	Gemeenten zonder eigen AI-capaciteit of met beperkte formatie
Opschalingspakket	Meerdere domeinen, intergemeentelijke uitrol, content-pooling en gezamenlijke kwaliteitscycli	Regio’s en samenwerkingsverbanden met gedeelde ambities

Reken zelf de besparing — ROI-calculator

De uitkomst is een indicatie gebaseerd op gangbare aannames. Pas de waarden aan je eigen context aan (vraagvolume, minuten per vraag, loonkosten).

Parameters

Aantal standaardvragen per maand: bijv. 2.000
Gemiddelde afhandeltijd per vraag: bijv. 3 minuten
Loonkosten per uur: bijv. € 40

Calculator

Gratis intake: waar liggen jouw snelste winsten?

We brengen jouw top-50 vragen, piekmomenten en kanalen in kaart en geven een realistische businesscase, inclusief compliance-maatregelen.

In 5 stappen naar een AI-ready virtuele assistent

Inventarisatie & scope: breng de meestgestelde vragen, kanalen en pieken in kaart. Bepaal per thema de gewenste dekking (informeren, aanvragen, melden) en welke KPI’s je wilt meten (first-time-right, doorlooptijd, tevredenheid).
Architectuur & governance: kies open componenten en leg rollen vast (product owner, contentredactie, functioneel beheer, privacy, security). Werk afspraken uit over escalatie naar menselijk contact, logging, bewaking van kwaliteit en het publiceren in je algoritmeregister.
Pilot & validatie: start met een scherp afgebakend domein (bijv. afval of burgerzaken). Review alle antwoorden vooraf, monitor in productie, verzamel feedback van KCC-medewerkers en stuur snel bij.
Opschaling & integratie: breid stapsgewijs uit naar andere domeinen. Koppel, waar nuttig, met zaaksystemen (bijv. OpenZaak) en registreer wijzigingen in documentatie en governance. Deel generieke dialogen regionaal waar mogelijk.
Borging & verbetering: plan periodieke kwaliteitsreviews, beheer versies en bewaartermijnen en voer updates door bij nieuw beleid of gewijzigde wetgeving. Rapporteer KPI’s richting bestuurlijke stakeholders.

Mini-checklist voor bestuurders — 5 vragen vóór livegang

Transparantie en registratie: is voor inwoners duidelijk dat ze met een chatbot praten en staat de inzet beschreven in (een) algoritmeregister?
Privacy by design: zijn dataminimalisatie, bewaartermijnen, toegangsbeheer en auditlogs concreet ingericht en getest?
AI Act-documentatie: is de risicobeoordeling, uitleg van werking en menselijk toezicht geborgd en actueel?
Toegankelijkheid en inclusie: voldoet de dialoog aan WCAG-principes en is meertaligheid geregeld waar relevant?
Opschalen en samenwerken: sluiten we aan op bestaande bouwblokken en delen we generieke content waar dat kan?

Compliance-by-design — aantoonbaar AI Act-ready en AVG-proof

VerantwoordAI levert de formats, templates en werkwijzen die je nodig hebt om niet alleen “goed bezig te zijn”, maar het ook aan te tonen. Denk aan een DPIA-template, een fundamentele-rechtencheck, transparantie-meldingen, rollen en besluitvorming, en een werkbare audittrail voor toezicht. Zo combineer je innovatie met publieke verantwoording.

Wat we concreet aanleveren

DPIA-template (+ ingevuld voorbeeld op basis van je pilot)
Risicoregister met maatregelen (bias, uitlegbaarheid, beveiliging, inclusie)
Transparantie- en cookie/privacymeldingen (plain language, begrijpelijk voor inwoners)
Content-governance (rollen, review, versies, publicatie)
Audittrail en logging (wie, wat, wanneer; bewaartermijnen en inzagerechten)

Voor wie is dit bedoeld?

Gemeenten die willen aanhaken op bestaande bouwblokken (zoals Gem, Mai) en snel resultaat zoeken
Organisaties die praktische ondersteuning bij implementatie, beheer en opschaling nodig hebben
Teams die regie over data en privacy willen houden en aantoonbaar compliant moeten zijn
Bestuur en directie die zekerheid willen over kwaliteit, risico’s en verantwoording