Gemeenten in Nederland gebruiken steeds vaker kunstmatige intelligentie om processen te verbeteren en publieke dienstverlening te versterken. Met de komst van de AI Act en aangescherpte AVG-regels is het in 2025 noodzakelijk om voor elke AI-toepassing een transparant verantwoordingsdocument op te stellen. Dit artikel legt uit hoe je dat doet én biedt een praktisch template.
Waarom is een AI-verantwoordingsdocument belangrijk?
Transparantie en verantwoording zijn essentieel bij het gebruik van AI in de publieke sector. Burgers, toezichthouders en interne teams willen weten: hoe werkt het systeem, welke data worden gebruikt, en hoe worden besluiten genomen? Een goed verantwoordingsdocument is niet alleen verplicht vanuit de AI Act, maar vergroot ook het maatschappelijk vertrouwen in gemeentelijke AI.
Wat hoort er in een AI-verantwoordingsdocument?
- Identificatie van het AI-systeem: Naam, doel, ontwikkelaar/leverancier, contactpersoon.
- Beschrijving van de werking: Uitleg over de gebruikte data, algoritmes en logica van het systeem.
- Doel en toepassingsgebied: Voor welke gemeentelijke taken wordt het systeem ingezet?
- Beleidskaders en juridische grondslag: Hoe wordt voldaan aan de AVG, AI Act en ethische principes?
- Data Protection Impact Assessment (DPIA): Samenvatting van de DPIA-resultaten en maatregelen.
- Menselijk toezicht en controle: Hoe wordt menselijk toezicht geregeld? Wie mag ingrijpen?
- Risicoanalyse en mitigatie: Welke risico’s zijn geïdentificeerd, en hoe worden deze beperkt?
- Transparantie en communicatie: Hoe en waar is het document beschikbaar voor burgers? (algoritmeregister, website)
- Evaluatie en updates: Wanneer wordt het systeem opnieuw geëvalueerd en het document bijgewerkt?
Stappenplan: zo stel je een AI-verantwoordingsdocument op
- Inventariseer alle AI-systemen binnen de gemeente en bepaal voor welke systemen een verantwoordingsdocument nodig is.
- Werk samen met de functionaris gegevensbescherming, juristen, IT en communicatie voor een compleet beeld.
- Vul het template (zie hieronder) in voor elk AI-systeem en koppel het aan de DPIA en het algoritmeregister.
- Publiceer het document online voor transparantie en plan jaarlijkse herziening/actualisatie.
- Betrek burgers door uitleg te geven tijdens informatiesessies of via de gemeentelijke website.
Template: AI-verantwoordingsdocument voor gemeenten
Gebruik deze template als uitgangspunt, aan te passen per project:
- Algemene gegevens
- Naam AI-systeem:
- Ontwikkelaar/leverancier:
- Contactpersoon gemeente:
- Doel en toepassingsgebied
- Beschrijving van het doel en het gemeentelijk proces waarin het systeem wordt gebruikt
- Beschrijving van de werking
- Korte technische uitleg (algoritmetype, gebruikte data, beslisregels)
- Juridisch kader en compliance
- Voldoet aan: AVG, AI Act, gemeentelijk AI-beleid, ethische code
- Rechtsgrondslag gegevensverwerking
- DPIA (samenvatting)
- Resultaten DPIA: risico’s, maatregelen, resterende aandachtspunten
- Menselijk toezicht
- Wie monitort het systeem, wie kan ingrijpen?
- Risicoanalyse en mitigatie
- Belangrijkste risico’s en hoe deze beperkt worden
- Transparantie en communicatie
- Hoe is informatie voor burgers toegankelijk gemaakt? (algoritmeregister, website, sessies)
- Evaluatie en updates
- Frequentie van evaluatie en verantwoordelijke afdeling
Afsluiting
Het opstellen van een AI-verantwoordingsdocument is in 2025 een onmisbare stap voor gemeenten. Hiermee voldoen ze aan de strengere eisen van de AI Act en AVG, én bouwen ze aan vertrouwen met de samenleving. Wil je een persoonlijk advies of voorbeeld op maat? Download onze whitepaper of neem contact op voor een intake.