Steeds meer gemeenten zetten AI in om hun dienstverlening en interne processen te verbeteren. Met deze ontwikkeling groeit het belang van transparantie en publieke verantwoording. Een AI-register biedt gemeenten een praktisch hulpmiddel om AI-gebruik inzichtelijk te maken, ethisch te verantwoorden en te voldoen aan de eisen van de AI Act en de AVG.

Wat is een AI-register?

Een AI-register is een publiek toegankelijke online database waarin gemeenten alle gebruikte AI-systemen vastleggen. Hierin staat informatie over het doel van elk systeem, de gebruikte data, de werking van het algoritme, eventuele impactanalyses (zoals DPIA’s) en maatregelen om risico’s te beperken. Het AI-register is bedoeld als instrument voor transparantie, zodat burgers weten hoe AI binnen de gemeente wordt ingezet en welke waarborgen er zijn.

Praktijkvoorbeeld: AI-registers in Helsinki en Amsterdam

Wat moet er in een AI-register staan?

• Naam en beschrijving: Elk AI-systeem met een heldere omschrijving van doel, gebruik en werking.
• Data en privacy: Welke data worden gebruikt, worden er persoonsgegevens verwerkt, en hoe is de privacy geborgd?
• Impactanalyse: Samenvatting van eventuele DPIA’s en risicobeoordelingen.
• Beheer en updates: Wie is verantwoordelijk voor het onderhoud en bijwerken van het register?
• Contact en feedback: Contactgegevens voor vragen of opmerkingen van burgers.
• Transparantie: Links naar documenten zoals algoritmeverantwoording, ethische richtlijnen en beleid.

Hoe implementeer je een AI-register?

1. Maak een overzicht van alle AI-systemen binnen de gemeente, inclusief bestaande en nieuwe toepassingen.
2. Stel een vast format op voor het beschrijven van systemen (zie voorbeelden van Helsinki/Amsterdam).
3. Werk samen met privacy officers, IT en communicatie om alle benodigde informatie te verzamelen.
4. Publiceer het register online en zorg dat het makkelijk vindbaar is voor burgers.
5. Implementeer een proces voor periodieke updates, bijvoorbeeld ieder kwartaal of bij grote systeemwijzigingen.
6. Organiseer sessies om medewerkers en burgers te informeren over het nut en de werking van het AI-register.

Best practices voor gemeenten in 2025

• Regelmatige actualisatie: AI-systemen veranderen snel. Zorg voor een vast update-moment en monitor ontwikkelingen in de organisatie.
• Burgers betrekken: Geef burgers de mogelijkheid tot feedback of vragen via het register. Organiseer openbare consultaties.
• Privacy voorop: Bescherm gevoelige gegevens in het register; publiceer geen persoonsgegevens, maar wel informatie over gebruikte categorieën data en beveiligingsmaatregelen.
• Regionale samenwerking: Werk samen met andere gemeenten en landelijke initiatieven (zoals VNG of Common Ground) voor uniforme formats en kennisdeling.
• Open source: Overweeg open source tools en platforms voor het AI-register; zo kun je snel inspelen op nieuwe eisen en delen gemeenten best practices.

Afsluiting

Het AI-register is een krachtig instrument voor transparantie en verantwoord gebruik van AI binnen gemeenten. Door zorgvuldig te documenteren, te publiceren en te communiceren, vergroten gemeenten het vertrouwen van hun burgers en voldoen ze aan de eisen van de AI Act en AVG. Wil je meer weten of starten met een AI-register? Download dan onze gratis whitepaper of plan een intakegesprek via onze website.